Alicia López Medina
Implementar un repositorio institucional requiere un considerable esfuerzo de planificación y de compromiso. Entonces, ¿por qué tántas Universidades están creándolos?.
Una de las principales motivaciones es la de permitir el acceso abierto a los resultados de su actividad científica y académica. Pero quizás esta razón exclusivamente no sería suficiente para justificar el esfuerzo considerable que supone su creación.
En su nivel más básico y fundamental, un repositorio institucional es el reconocimiento de que la actividad intelectual de nuestra universidad estará representada cada vez más en soporte digital y que la principal responsabilidad de ésta es ejercer el control sobre su producción intelectual, haciéndola accesible, fácilmente recuperable y asegurando su permanencia en el tiempo.
Las Instituciones de Educación Superior tienen que gestionar sus contenidos digitales de forma más efectiva y transparente que antes. Actividades en marcha a nivel europeo ofrecerán beneficios tangibles a aquellas instituciones que puedan demostrar y explotar sistemas y estrategias de información efectivas.
La gran ventaja que proporcionan estos sistemas es que ayudan a la Institución a desarrollar un enfoque coherente y coordinado para la captura, identificación, almacenamiento, conservación y recuperación de sus contenidos digitales. Un tratamiento gestionado de estos contenidos aumenta las oportunidades para un uso más efectivo de los resultados de la actividad de la Institución y estimula la colaboración entre las diferentes disciplinas y unidades.
La posibilidad que ofrecen estos repositorios de reutilizar los contenidos abre un amplio horizonte de aplicaciones, por ejemplo en el ámbito de los objetos de aprendizaje. Por otra parte, suponen un medio de romper el ciclo de silos individuales de conocimiento dentro de la Institución, ofreciendo un espacio común de almacenamiento con acceso para todos.
Un repositorio institucional ofrece la difusión más amplia posible de toda la panoplia completa de la producción intelectual digital generada en una institución, puede incrementar la visibilidad y el prestigio de la institución y demostrar su valor para las fuentes de financiación y subvenciones así como aumentar la visibilidad de sus investigadores, ampliando la difusión y el uso de sus trabajos; puede estimular la innovación, facilitar un análisis cualitativo del trabajo de sus miembros, apoyar las tareas de enseñanza/aprendizaje, servir de sistema de registro de ideas, ofrecer un catálogo del capital intelectual de la institución. Los repositorios institucionales reconocen y dan cabida a los objetos digitales científicos no incluídos en los canales tradicionales de publicación. Finalmente, los repositorios institucionales pueden mejorar la comunicación científica y hacer avanzar la investigación científica permitiendo a los usuarios localizar y recuperar información relevante más rápida y fácilmente.
El repositorio institucional ofrece un archivo central de almacenamiento con gestión apropiada de backups y URLs persistentes que se pueden mantener más tiempo y con menos dificultad que aquellas de los usuarios de páginas web.
El repositorio institucional facilita un acceso centralizado a la información, tanto a los usuarios internos como externos. Uno de los mayores beneficios de una localización centralizada para todos los diferentes contenidos es que la producción intelectual de nuestra universidad está disponible en un lugar. Las ventajas son dobles: para los miembros de la comunidad universitaria el trabajo de una comunidad (departamento, grupo, individuo....) es representado de forma coherente como un todo contextualizado. Para los usuarios externos, la producción intelectual de la Universidad está disponible en un lugar centralizado, lo cual les permite encontrar, usar y conocer esta información de una forma mucho más efectiva.
Las universidades actualmente están llevando cabo cada vez más la compilación y el análisis de su investigación y publicaciones, con fines de evaluación y para obtener financiación. Una base de datos de publicaciones es un recurso valioso para ello.
El repositorio institucional permite también generar listas de publicaciones para biografías, curricula vitae o información sobre páginas web del personal; de igual modo, permite generar listas de publicaciones de un grupo o proyecto. También permite establecer procedimientos de citación y estadísticas.
Finalmente, una de las mayores ventajas de participar en el repositorio institucional es que el hacerlo permite exponer la producción intelectual de nuestra universidad a una cada vez mayor red de colecciones similares en todo el mundo. Los registros contenidos en el repositorio son recolectados en todo el mundo por herramientas “Open Archives Initiative” (OAI) que promueven una mayor difusión de los contenidos dirigidos a audiencias específicas.