Recordáis las políticas de mandato que han establecido algunas Universidades y Agencias de financiación, las cuales obligan a los autores a depositar los artículos en un repositorio de acceso abierto INMEDIATAMENTE después de su aprobación para su publicación. La idea es que ese depósito significara que el texto completo de ese artículo estuviera en acceso abierto también inmediatamente, es decir, al depositarse en el repositorio. Pero la realidad es que eso no es así, puesto que muchas veces existen restricciones de embargo por parte de las editoriales, según las cuales, aunque el artículo esté depositado en el repositorio, no se puede acceder al texto completo del mismo hasta transcurrido un determinado periodo de tiempo. Por otra parte, muchos autores son reacios a depositar sus artículos en esos repositorios por cuestiones de copyright.

La idea, entonces, es flexibilizar el mandato, de manera que lo único que sea obligatorio es depositar el artículo y sus correspondientes metadatos en el repositorio, dejando al arbitrio del autor el que el texto completo sea también inmediatamente accesible a todo el mundo, sólo a usuarios restringidos, o que lo sean sólo los metadatos del artículo. Esta flexibilidad viene justificada por el hecho de que es mejor que el artículo esté (aunque temporalmente no accesible) a que no esté de ninguna manera.

Y para mientras que el texto completo pueda ser accesible libremente, el equipo de desarrollo del software e-prints ha creado una nueva herramienta “REQUEST E-print” que permite a un usuario que está interesado en un determinado artículo de un repositorio, cuyo texto completo no es accesible (sólo sus metadatos), solicitar el documento al autor, vía este servicio, a título personal.

Cuando un registro de un documento depositado en el repositorio advierte al usuario que el texto completo de ese documento no está accesible, se le presenta una caja de diálogo invitándole a pegar su dirección de correo electrónico y enviar una petición de una copia al autor. Esta petición es enviada automáticamente al autor, el cual, a su vez, tiene varias opciones de respuesta: rechazar la petición, enviar la copia, o hacer accesible en abierto su documento en el repositorio. Dado que el artículo solicitado está ya depositado en el repositorio, aunque invisible, el autor puede activar cualquiera de las opciones con un simple clic.

Se trata de un sistema sencillo para los usuarios, los autores, los responsables del repositorio y las políticas ya que permite una serie de opciones sin ninguna implicación con las habituales preocupaciones que implican siempre un retraso en este tipo de difusión. En particular, no tiene ninguna implicación con respecto al copyright. Al mismo tiempo, es una herramienta que proporciona un feedback interesante a los autores sobre el grado de interés de sus trabajos.

Aunque la herramienta ha sido desarrollada por el equipo del software “eprints”, la están probando también con D-Space (Eloy Rodríguez, de la Universidad Do Minho está haciendo las pruebas y anunciará pronto su disponibilidad).