O deliverables, ya que a menudo utilizamos el término en inglés. Esta misma semana he pasado la revisión informal de un proyecto, en Bruselas, con un resultado francamente positivo. Uno de los comentarios del panel de expertos que más me ha llamado la atención ha sido sobre la alta calidad de nuestros entregables, en comparación con otros proyectos. Así pues, creo que sería interesante dar algunas pistas sobre cómo presentar y mejorar los entregables, que son uno los outputs más importantes del proyecto.

En general, hay que recordar siempre que las formas son importantes: la excelencia técnica de nuestro proyecto puede no apreciarse si nuestros documentos no son correctos en presentación y estilo. Así, hay que definir una plantilla para cada uno de los tipos de documentos producidos en el proyecto (team reports, technical reports, deliverables, etc.) de manera que tengan el mismo aspecto, o look&feel.

Es conveniente que todos los entregables presenten una estructura similar, y que siempre empiecen por un Executive Summary, es decir un resumen del contenido en apenas una página de modo que sea comprensible por un ejecutivo, y que terminen por una sección de conclusiones donde se evalúe el trabajo realizado y se expliquen los planes para los próximos meses. Un revisor se puede encontrar fácilmente con miles de páginas a leer, y lo menos que podemos hacer es facilitarle el trabajo.

Una pequeña sugerencia respecto al Executive Summary es evitar el estilo de Abstract, más utilizado en las publicaciones científicas, e intentar ser realmente concreto.

Del mismo modo, ciertos entregables deberían compartir exactamente la misma estructura. Por ejemplo, aquellos que acompañan a prototipos o implementaciones de diseños previos pueden incluir una serie de secciones comunes donde se describa la arquitectura y se explique la configuración (si es aplicable) y la utilización de cada uno de ellos. Así, la impresión que se da de integración y de coherencia dentro del proyecto es muy valiosa.

Por otra parte, hay que evitar siempre repetir contenidos en diferentes entregables, ya se entreguen a la vez o a lo largo del tiempo. Esto puede parecer de sentido común, pero sucede. A menudo, definimos demasiados entregables en el plan de proyecto incial que al final resultan ser redundantes. En ese caso, nunca es tarde para proponer a nuestro Project Officer la fusión de dos entregables en uno. Los revisores del proyecto, os lo aseguro, lo agradecerán.

Finalmente, es importante dar información adicional sobre la producción del documento: historia de revisiones, revisores internos al proyecto si los hay, quién ha liderado la edición del documento, qué socios han participado en la misma, y por último a qué tareas dentro del plan de proyecto corresponde el documento.

Éstas son algunas prácticas que pongo en práctica habitualmente para mejorar la calidad de los documentos del proyecto, y sobre todo de los entregables. ¿Qué os parecen? ¿Cuánta atención prestáis a la calidad de los entregables, y en general a la gestión de la calidad dentro del proyecto? Cada maestrillo tiene su librillo, y seguro que vosotros conocéis otras prácticas distintas ¿cuáles, y cómo las utilizáis?